Cómo implantar un protocolo de seguimiento procesal eficaz en tu despacho
¿Por qué es clave tener un buen seguimiento procesal?
Un error de plazo. Un escrito sin respuesta. Una notificación que se queda sin leer.
El seguimiento procesal no es solo una tarea administrativa, es la columna vertebral de cualquier procedimiento judicial. Si no se lleva un control riguroso, el riesgo de errores procesales aumenta, y con ello, los disgustos.
Por eso, implantar un protocolo interno de seguimiento no es una opción, sino una necesidad en cualquier despacho que aspire a ofrecer un servicio profesional, ágil y seguro.
Elementos clave de un protocolo de seguimiento eficaz
No basta con anotar en una agenda cuándo presentar un escrito. Un buen sistema de seguimiento debe ser metódico, digitalizado y revisado periódicamente. Estos son sus elementos esenciales:
1. Control de escritos
Cada documento presentado (demanda, contestación, recurso, etc.) debe ir acompañado de:
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Registro de fecha y hora exacta.
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Estado del procedimiento al que pertenece.
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Indicación de si requiere contestación o seguimiento.
2. Gestión de plazos
Los plazos son sagrados. Deben gestionarse:
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Con calendario automatizado (Google Calendar, LexnetScan, etc.).
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Con alertas anticipadas (mínimo 3 días antes).
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Por persona responsable, claramente asignada.
3. Notificaciones y comparecencias
Todo lo recibido debe:
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Ser revisado y registrado al momento.
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Asociarse al expediente digital.
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Ser comunicado al cliente si es relevante.
4. Revisión periódica del estado de cada procedimiento
Debe realizarse al menos una vez al mes, evaluando:
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Avance procesal.
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Si hay requerimientos pendientes.
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Posibles actuaciones proactivas que pueden agilizarlo.
¿Qué herramientas puedes usar para implantarlo?
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Excel/Google Sheets avanzado: para despachos pequeños, es un buen comienzo.
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Software legal: como Lex-On, IURISLEX, Kmaleon o Sudespacho.net, que permiten control integral.
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Integraciones con LexNET: para automatizar notificaciones y recepción.
Y sobre todo: un buen sistema vale lo que vale quien lo alimenta. Sin revisión humana y control real, de poco sirve.
¿Qué aporta un procurador en todo este proceso?
Mucho más de lo que se suele pensar.
En Esquer y Asociados no solo presentamos escritos y recibimos notificaciones. Somos una extensión del despacho:
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Verificamos plazos, detectamos errores y prevenimos sanciones procesales.
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Llevamos control proactivo de procedimientos.
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Informamos del estado y proponemos acciones anticipadas para evitar bloqueos.
En resumen: hacemos que el engranaje judicial funcione sin que tú tengas que estar pendiente de cada tornillo.
Casos reales en los que un buen seguimiento evitó el desastre
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Un cliente tenía que presentar un documento en plazo de 10 días. Su abogado estaba fuera. Gracias al seguimiento del procurador, se presentó en plazo y se evitó una sanción procesal de 600 €.
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En otro caso, se detectó una notificación duplicada con fechas distintas. Podría haber causado confusión en el cómputo del plazo. Se aclaró con el juzgado gracias a la intervención temprana del procurador.
Si quieres evitar sustos, retrasos y pérdidas de tiempo (y de dinero), implanta un protocolo de seguimiento procesal ya. Y si no sabes por dónde empezar, cuenta con un procurador que te lo ponga fácil.
En Esquer y Asociados, convertimos los procedimientos en procesos controlados, fluidos y eficaces. Para que tú puedas dedicarte a lo que importa: defender a tu cliente.
Llámanos al 965 30 44 30 o visítanos en nuestra oficina en calle Obispo Rocamora, 13, 03300 Orihuela, Alicante.
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